۱۴ نکته برای صرفه جویی در زمان مایکروسافت اکسل

اگر در استفاده از مایکروسافت اکسل مبتدی هستید و زمان زیادی را تلف می‌کنید؛ می‌توانید با به کارگیری این روش ها تا حدودی به کار خود سرعت ببخشید.

به گزارش ایستاتگ و به نقل از makeuseof،  مایکروسافت اکسل یک ابزار قوی و با امکانات کامل است. چه در محل کار یا در خانه از آن استفاده می‌کنید، برخی ویژگی های آن می‌تواند در زمان شما صرفه جویی کند و شما سریعتر به کارهای بعدی خود برسید.

برای سرعت بخشیدن به کار خود نیازی به یادگیری فرمول های پیچیده یا ویژگی های سخت اکسل ندارید.

 

الگوهای آماده

یکی از بهترین روش‌های صرفه‌جویی در زمان، استفاده از قالب‌ها و الگوهای آماده است. می‌توانید از آنها در Microsoft Word برای جلسات، خبرنامه‌ها یا گزارش‌ها استفاده کنید.

برای درج یک قالب اکسل، به File > New بروید. اکسل لیستی از قالب های موجود را نشان می‎‌دهد و می‌توانید الگوی مورد نیاز خود را پیدا کنید.

 

فریز کردن سطرها و ستون ها

اگر فایل اکسل طولانی‌ای دارید که دارای داده‌های زیادی است، برای مشاهده همه آن، ممکن است به خیلی پایین فایل پیمایش کنید. در این شرایط  شما عناوین را از دست می‌دهید و برای چک کردن آن باید به ابتدای فایل بیایید.

برای اینکه از پیمایش مداوم عنوان ها و سلولی که در حال ویرایش آن هستید رهایی پیدا کنید، باید سطرها و ستون های اکسل را ثابت و فریز کنید.

 

کار با Fill Handle

Fill Handle در اکسل می‌تواند در زمان نیاز با پر کردن چند سلول، در زمان شما صرفه جویی کند. اگر داده ها از یک الگو پیروی می‌کنند، می‌توانید از Fill Handle برای درج داده ها در چندین ستون و ردیف استفاده کنید.

برای استفاده از آن، چند سلول را انتخاب کنید تا اکسل بتواند یک الگو را تشخیص دهد. سپس، روی Fill Handle کلیک کنید و آن را برای هر تعداد ستون و سطر مورد نظرتان، بکشید.

 

استفاده از فرمول

اگر فرمولی را وارد کرده‌اید و می‌خواهید آن را در کل یک سطر یا ستون اعمال کنید، یک میانبر صفحه کلید وجود دارد که می‌توانید استفاده کنید. ابتدا سلول حاوی فرمول را انتخاب کنید و Ctrl + D یا Command + D را فشار دهید تا فرمول در یک ستون پر شود. برای سطرها، Ctrl + R یا Command + R را فشار دهید.

 

جابجایی ستون ها و ردیف ها

اگر اکسلی دارید که از ستون‌ها یا ردیف‌ها (یا هر دو) استفاده می‌کند و تصمیم دارید آن را برعکس کنید؛ یک روش وجود دارد.

سلول ها در ستون مورد نظر را انتخاب کنید.

یا راست کلیک کرده و Copy را انتخاب کنید یا روی Copy در تب Home از نوار کلیک کنید.

سلولی را در سطر و ستون مورد نظر، انتخاب کنید.

یا راست کلیک کرده و Paste Special را انتخاب کنید یا روی Paste و سپس Paste Special در تب Home کلیک کنید.

Transpose را انتخاب کنید.

روی OK کلیک کنید.

 

نوار ابزار و روبان اکسل را شخصی کنید

اکسل با بسیاری از ابزارها ارائه می‌شود که ممکن است به طور پیش فرض در نوار ابزار نباشند. به جای استفاده از برنامه‌های جداگانه یا ابزارهای آنلاین، می‌توانید نوار ابزار را تنظیم کنید و هر ابزاری را که نیاز دارید اضافه نمایید.

برای افزودن یک دستور به نوار ابزار ، به مسیر File > Options بروید. بسته به چیزی که می‌خواهید، گزینه Customize Ribbon یا Quick Access Toolbar را انتخاب کنید.

به پایین صفحه اسکرول کرده و روی دستور مورد نظر کلیک کنید و سپس دکمه Add را بزنید.

 

لینک دادن به برگه ها یا سلول ها

اگر فایل شما حاوی چندین اکسل است که داده ها بین آن‌ها ارجاع داده شده ، ایجاد یک لینک مستقیم کاربردی است. این به ویژه در صورتی مفید است که شما یک فایل را به اشتراک می گذارید تا دیگران بتوانند به سرعت به آن داده ها دسترسی داشته باشند.

 

سلول مورد نظر را انتخاب کنید.

راست کلیک کرده و Hyperlink را انتخاب کنید یا به تب Insert بروید و روی Hyperlink کلیک کنید.

در پنجره باز شده، مکان را انتخاب کنید.

سپس متن مورد نظر برای نمایش را وارد کنید.

روی OK کلیک کنید.

 

استفاده از میانبرهای صفحه کلید

 

اگر کاربر اکسل هستید، میانبرهای صفحه کلید می‌توانند در وقت شما صرفه جویی کنند.

در اینجا چندین میانبر کاربردی ذکر شده که می توانند کارهای شما را سرعت بخشند.

 

• F4 (یا Fn + F4) برای تکرار آخرین دستور.
• Alt + H، E، A برای پاک کردن محتویات، قالب‌بندی و سایر داده‌ها.
• Ctrl + W برای بستن یک صفحه گسترده و Ctrl + O برای باز کردن.
• Ctrl + Shift + Colon برای وارد کردن زمان فعلی و Ctrl + Shift + Semicolon برای تاریخ فعلی.
• Shift + F9 برای محاسبه کاربرگ فعال.
• Shift + Tab برای رفتن به سلول قبلی.
• Ctrl + Home برای انتقال به ابتدای فایل.
• Ctrl + Page Down برای رفتن به اکسل بعدی در فایل و Ctrl + Page Up برای رفتن به صفحه قبلی.

اگر نمی توانید میانبر صفحه کلید مناسب پیدا کنید، می‌توانید میانبرهای صفحه کلید سفارشی خود را در Microsoft Excel بسازید.

 

کار با AutoSum

این ویژگی رایج ترین فرمول ها را با یک کلیک در اختیار شما قرار می‌دهد. می‌توانید گروهی از اعداد را جمع، شمارش یا میانگین بگیرید یا حداقل یا حداکثر آنها حساب کنید. روی فلش روی دکمه AutoSum کلیک کنید تا فرمول را انتخاب کنید.

علاوه بر ویژگی AutoSum، برگه Formulas گزینه های بیشتری نیز دارد.

هر فرمول در یک دسته بندی قرار گرفته تا پیدا کردن آن آسان تر شود. شما می‌توانید از توابع مالی، ریاضی، آماری یا مهندسی انتخاب کنید.

 

استفاده از قالب بندی شرطی ساده

قالب بندی شرطی یکی دیگر از ویژگی های اکسل است که ممکن است ترسناک باشد.

مثلا فرض کنید که داده های یک نظرسنجی دارید، و می خواهید ببینید که در مقابل پاسخ های «نه» چند پاسخ «بله» دارید.

سلول های حاوی پاسخ های بله/خیر را انتخاب کنید.

در تب Home، روی کادر Conditional Formatting کلیک کنید.

Highlight Cells Rules و سپس Text That Contains را انتخاب کنید.

کلمه Yes را در کادر سمت چپ تایپ کرده و قالب بندی آن را از کادر سمت راست انتخاب کنید.

همین مراحل را برای پاسخ‌های بدون پاسخ انجام دهید.

 

درج نمودارها

نمودارها در اکسل ابزار فوق العاده‌ای برای نمایش داده های شما هستند  و شما می‌توانید از انواع مختلف نمودارها مانند دایره، میله ای، خطی، ستونی و … انتخاب کنید.

سلول های حاوی داده ها را انتخاب کنید.

در تب Insert، روی نمودارهای پیشنهادی کلیک کنید.

با استفاده از این گزینه، اکسل داده‌های شما را می‌گیرد و آن‌ها را در نمودار قرار می‌دهد.

اگر نمودار را دوست دارید، روی OK کلیک کنید.

 

این ساده ترین و سریع ترین راه برای ایجاد نمودار در اکسل است و تنها یک دقیقه طول می کشد. با این حال، اگر نمودار ایجاد شده برای شما را دوست ندارید، می‌توانید روی تب All Charts در پنجره بازشو کلیک کنید و انواع دیگر را آزمایش کنید.

 

مرتب سازی با فیلتر

هنگامی که یک اکسل حاوی ستون های زیادی از داده‌ها باشد، ممکن است بخواهید همه داده ها را در یک ستون خاص فیلتر کنید. برای این کار لازم نیست هر سلول را به صورت دستی تجزیه و تحلیل کنید. شما می توانید یک فیلتر در اکسل اضافه کنید.

 

استفاده از Format Painter

اگر از سایر برنامه های مایکروسافت آفیس مانند ورد استفاده می‌کنید، قبلاً با Format Painter آشنا شده‌اید. در اکسل، این ابزار به شما امکان می‌دهد قالب بندی یکسانی را از یک یا چند سلول به سلول های دیگر اعمال کنید.

سلول، سلول‌ها، ردیف یا ستونی را که می‌خواهید قالب‌بندی آن را کپی کنید، انتخاب نمایید.

در تب Home، روی Format Painter کلیک کنید.

سلول، گروه سلول، ردیف یا ستونی را که می‌خواهید قالب‌بندی را روی آن کپی کنید، انتخاب کنید.

 

مشاهده چند پنجره در اکسل

آیا می‌خواهید همزمان با بیش از یک فایل اکسل کار کنید؟ مثلا می‌خواهید داده‌ها را بررسی کنید، آنها را مقایسه کرده یا حتی داده ها را از یک فایل به فایل دیگر کپی کنید.

برای بررسی این گزینه ها به تب View بروید.

• Arrange All: وقتی روی این دکمه کلیک می‌کنید، می‌توانید همه فایل های کاری باز خود را روی یک صفحه مرتب کنید. از یک نمای کاشی، افقی، عمودی یا آبشاری استفاده کنید.
• View Side by Side: این گزینه به شما امکان می‌دهد دو فایل باز را برای مشاهده در کنار یا روی هم انتخاب کنید که برای مقایسه بسیار مناسب است.
• Switch Windows: زمانی که تعداد زیادی فایل کار اکسل را به طور همزمان باز می‌کنید و می‌خواهید بین آنها جابجا شوید، روی این دکمه کلیک کنید.

 

نصب افزونه ها

افزونه‌های آفیس مشابه افزونه‌های مرورگر هستند و برای افزایش تجربه، داده‌ها و کارایی برنامه به کار گرفته می‌شوند.

در اکسل، افزونه‌های زیادی وجود دارد.

تب Insert را انتخاب کنید و روی Add-ins > Get add-ins کلیک کنید.

حالا می‌توانید افزونه ها را بر اساس دسته بندی بررسی کنید. به عنوان مثال، دسته بهره‌وری شامل افزونه‌هایی برای اتوماسیون اسناد و گالری الگو است. دسته مدیریت پروژه دارای افزونه هایی برای نمودارهای گانت و تایمرهای فعالیت است.

برخی از افزونه ها رایگان هستند در حالی که برخی دیگر  حق اشتراک دارند.